Jak vygenerovat zásady ochrany osobních údajů pro SaaS aplikaci

SaaS produkt často slouží třem různým skupinám ještě předtím, než získá větší počet platících zákazníků. Návštěvníci procházejí marketingový web; držitelé účtů se registrují a dostávají transakční zprávy; členové pracovních prostorů pracují s údaji, které poskytl jejich zaměstnavatel nebo jiný zákazník. Nepředpokládejte, že každý člověk zadal své údaje sám ve stejném formuláři.

Tyto uživatelské cesty zakreslete odděleně. Zaznamenejte pozvánky, adresáře týmů, změny rolí, sdílený obsah a administrátorské operace v auditních záznamech. Pokud má veřejný web jiné nastavení analytiky než produkt, zahrňte obojí. Obecný průvodce generováním nabízí metodu mapování, kterou můžete zopakovat pro každou část, aniž byste celou firmu považovali za jedinou nerozlišenou databázi.

Prověřte registraci, přihlášení, přihlášení přes sociální sítě, správu relací, obnovu účtu a bezpečnostní protokoly. Kromě e-mailové adresy může aplikace ukládat uživatelské ID od poskytovatele, avatar, členství v organizaci, čas přihlášení nebo síťové údaje. Ověřte, co zvolené funkce ověřování skutečně vyžadují a uchovávají.

U pozvánek zjistěte, zda může být člověk veden v systému ještě před přijetím pozvánky a jak končí platnost nevyužité pozvánky. Prohlédněte administrátorské rozhraní i obrazovku uživatelského profilu. Obecné zásady poskytovatele nepopisují, jak jej používá vaše aplikace. Vysvětlete svá rozhodnutí z pohledu provozovatele a v dotazníku přesně uveďte vztahy s poskytovateli.

Projekty, nahrané dokumenty, historie chatů, záznamy CRM a exportované přehledy mohou obsahovat údaje o lidech, kteří nejsou přímými uživateli vaší aplikace. Zjistěte, jaký obsah produkt přijímá, zda k němu mohou zaměstnanci přistupovat kvůli podpoře a zda jej dostává některá připojená služba. Neoznačujte všechny nahrané soubory za anonymní jen proto, že se neptáte na jména.

Odlište správu vlastních účtů od zpracování, které provádíte pro firemního zákazníka. Podle povahy vztahu mohou zákazníci požadovat také smlouvu o zpracování osobních údajů nebo informace pro svůj nákupní proces. Veřejné zásady ochrany osobních údajů nenahrazují všechny smlouvy s firemními zákazníky. Vyjasněte skutečný vztah při poskytování služby a nevolte právní roli pouze podle označení SaaS.

Sledujte zákazníka od výběru tarifu přes hostovanou platební stránku nebo vložené platební rozhraní a poté prověřte webhooky a tabulky předplatného. Backend může přijímat identifikátory zákazníků, stav předplatného, fakturační kontaktní údaje a odkazy na faktury, i když nikdy nezíská úplná čísla karet. Uvádějte údaje, které váš systém skutečně přijímá.

Vyzkoušejte zrušení předplatného a neúspěšnou platbu s jednorázovými testovacími daty. Určete, které fakturační záznamy zůstávají po uzavření účtu a proč. Neslibujte, že zrušení předplatného smaže všechny záznamy. Pro samostatnou smlouvu vysvětlující obnovování, přístup a zrušení použijte průvodce podmínkami pro SaaS. Oba dokumenty by měly popisovat vzájemně slučitelné fungování služby, přestože odpovídají na různé otázky.

I malé SaaS produkty mohou provádět rozsáhlé zpracování na pozadí. Hlášení chyb mohou obsahovat cesty požadavků nebo identifikátory uživatelů. Data úloh ve frontách mohou zahrnovat e-mailové adresy a odkazy na dokumenty. Nástroje podpory mohou přijímat zprávu zákazníka i kontext jeho pracovního prostoru. Tyto provozní toky sepište vedle hlavních funkcí, které uživatelé vidí.

Prověřte nastavení odstraňování citlivých údajů a dobu uchovávání v produkci; nespoléhejte na výchozí nastavení, které si pamatujete z instalace. Pokud se přílohy pro podporu kopírují do sdílené schránky, zaznamenejte i tuto cestu. Užitečný přehled propojuje každého poskytovatele s konkrétním úkolem a kategorií údajů. Usnadní vám vyplnění Generátoru zásad ochrany osobních údajů pro SaaS a ještě před zveřejněním ukáže praktické možnosti minimalizace údajů.

Vytvořte testovací pracovní prostor se dvěma členy, simulací placeného tarifu, jedním nahraným souborem a žádostí o podporu. Poté exportujte jeho obsah a smažte účet stejným postupem, jaký by použil zákazník. Následně prověřte úložiště, pozvánky, úlohy, vyhledávací indexy a záznamy podpory. Zjistěte, co se odstraní okamžitě a co podléhá jiné době uchovávání.

Tento postup často odhalí rozdíl mezi tlačítkem pro smazání a úplným procesem od začátku do konce. Než uvedete obecné tvrzení, rozhodněte, jak naložíte se sdíleným obsahem a zbývajícím členem. Ověřené chování zaznamenejte pro kontrolu zásad. Pokud požadovaná funkce neexistuje, implementujte ji nebo tam, kde je to vhodné, popište funkční postup založený na kontaktování podpory.

V dotazníku nejprve zvolte typ produktu SaaS a zadejte totožnost provozovatele, kontakty, rozsah produktu, zpracování, poskytovatele, cílovou skupinu a relevantní regiony. Volitelné moduly vybírejte pouze tehdy, pokud jsou splněny jejich faktické podmínky. Pokud působíte v regulovaném odvětví nebo přijímáte zvláště citlivé údaje, nepovažujte obecný náhled za konečné odborné posouzení.

Dokument kontrolujte vedle svého přehledu a nastavení produktu. Ptejte se, zda člen pracovního prostoru pochopí, která služba uchovává jeho údaje a kdo může vyřídit jeho žádost. Další osnovu pro kontrolu poskytuje průvodce obsahem zásad. Před dokončením potvrďte zobrazenou cenu a zvolený způsob dodání; pokročilé odpovědi mohou cenu ovlivnit.

Na schválené zásady odkazujte z patičky marketingového webu, registrace, fakturace a nastavení účtu. Tyto části mohou běžet na různých doménách nebo v samostatných nasazeních, proto z každé z nich ověřte konečnou veřejnou adresu. Odkaz, který funguje ve vaší přihlášené vývojové relaci, může v produkci návštěvníka přesměrovat na přihlášení.

Řiďte se doporučeními pro umístění zásad a zachovejte stálou URL. Určete odpovědnost za kontrolu zásad při přidávání integrací, zahájení prodeje na dalším trhu nebo změně viditelnosti pracovních prostorů. Uchovávejte dříve schválené verze; každé vydání není důvodem ke smazání historie dokumentu. Aktualizace by měly vycházet ze skutečných změn produktu a příslušných informačních povinností.