Kam na webu umístit odkaz na zásady ochrany osobních údajů

Patička webu je místo, kde návštěvníci hledají právní odkazy jako první, a zobrazuje se na každé stránce včetně vstupních stránek, na které lidé přicházejí z vyhledávání nebo z reklam. Berte ji jako minimum, ne jako úplné řešení.

Checklist pro odkaz v patičce:

• Použijte prosté označení Zásady ochrany osobních údajů místo vágního slova jako Právní informace.
• Vložte odkaz do sdílené šablony patičky, aby ho nové stránky automaticky převzaly.
• Udělejte z něj skutečný HTML odkaz, který funguje bez JavaScriptu a není schovaný v nabídce, která se otevírá jen po najetí myší.
• Dejte mu dostatečný kontrast a velikost pro čtení a dotykovou plochu tak velkou, aby se na něj dalo na telefonu klepnout.
• Udržujte URL adresu stálou, aby odkazy ve starých e-mailech a v nastaveních platforem dál fungovaly.

Některé podmínky platforem očekávají upozornění všude, kde běží jejich kód. Například Meta Business Tools Terms vyžadují jasné a výrazné upozornění na každé webové stránce, kde se používají pixely Meta, a k tomu vám pomůže odkaz v patičce celého webu vedoucí na zásady, které pixel popisují. Přečtěte si náš návod k informacím o Facebook lead ads a Meta Pixelu.

Zásady ochrany osobních údajů plní svůj účel jen tehdy, když je lidé najdou ve chvíli, kdy se rozhodují, zda svá data poskytnou. Zákony i pravidla platforem to odrážejí. Málokdy vám řeknou přesnou polohu odkazu na pixel, ale stanovují měřítka jako „viditelně zveřejnit“, „snadno přístupné“ a „v okamžiku získání osobních údajů“.

Dobré umístění slouží současně třem skupinám:

• Návštěvníkům, kteří si chtějí ověřit, co se stane s jejich e-mailovou adresou, než stisknou tlačítko pro odeslání.
• Dozorovým úřadům, které zkoumají, zda byly informace dostupné ve chvíli, kdy na tom záleželo, a ne jen někde na webu.
• Posuzovatelům platforem, například týmům obchodů s aplikacemi a reklamních platforem, kteří kontrolují, že URL adresa vašich zásad funguje a odpovídá vašemu produktu.

Umístění ale nenapraví nepřesné zásady. Nejprve se ujistěte, že je samotný dokument úplný, například podle našeho návodu, co by měly zásady ochrany osobních údajů obsahovat, a potom odkaz umístěte všude, kam patří.

Kalifornský zákon o ochraně soukromí online (California Online Privacy Protection Act) vyžaduje, aby provozovatelé komerčních webů a online služeb, kteří shromažďují osobně identifikovatelné údaje obyvatel Kalifornie, viditelně zveřejnili zásady ochrany osobních údajů. Co se za to považuje, definuje oddíl 22577 kalifornského zákoníku Business and Professions Code. U webů mezi možnosti patří:

• Zveřejnění samotných zásad na domovské stránce nebo na první významné stránce po vstupu na web.
• Ikona odkazující na zásady, umístěná na domovské stránce nebo první významné stránce, která obsahuje slovo privacy (soukromí) a má barvu kontrastující s pozadím.
• Textový odkaz na domovské stránce nebo první významné stránce, který obsahuje slovo privacy (soukromí) a odlišuje se od okolního textu, například větším písmem, velkými písmeny nebo kontrastním písmem či barvou.
• Jakýkoli jiný funkční hypertextový odkaz zobrazený tak, aby si ho rozumný člověk všiml.

U online služeb, jako jsou aplikace, mohou být zásady zpřístupněny jakýmkoli jiným přiměřeně dostupným způsobem.

Obvyklým způsobem, jak tento požadavek splnit, je odkaz v patičce každé stránky s označením Zásady ochrany osobních údajů a s dobře čitelným kontrastem. Generátor zásad ochrany osobních údajů podle CalOPPA pokrývá požadovaný obsah včetně prohlášení o signálu Do Not Track.

GDPR se soustředí spíše na načasování a dostupnost než na konkrétní místo na stránce. Článek 13 vyžaduje, abyste uvedené informace poskytli v okamžiku, kdy od daného člověka získáváte osobní údaje. Článek 12 vyžaduje, aby byly stručné, transparentní, srozumitelné a ve snadno přístupné podobě.

Evropské pokyny k transparentnosti, původně přijaté Pracovní skupinou zřízenou podle článku 29 a schválené Evropským sborem pro ochranu osobních údajů, přidávají praktické podrobnosti:

• Prohlášení o ochraně osobních údajů by mělo být jasně viditelné na každé stránce webu pod běžně používaným označením, například Soukromí, Zásady ochrany osobních údajů nebo Informace o ochraně osobních údajů.
• V aplikacích by informace nikdy neměly být vzdáleny víc než dvě klepnutí.
• Dobře funguje vrstvený přístup: krátké upozornění v místě sběru údajů s odkazem na úplné zásady.

Podle GDPR je tedy odkaz v patičce základem a teprve krátké upozornění přímo u každého formuláře dostane informace před lidi ve chvíli, kdy na tom záleží. Průvodce zásadami podle GDPR popisuje obsah, který vyžadují články 13 a 14.

U formulářů se pravidlo GDPR o informování v místě sběru projevuje nejvíc. Návštěvník, který vyplňuje formulář, by neměl muset rolovat do patičky, aby pochopil, co bude následovat. Přidejte jednu nebo dvě krátké věty přímo nad tlačítko pro odeslání nebo pod něj.

Malý příklad pro kontaktní formulář:

„Vaše jméno, e-mail a zprávu používáme k tomu, abychom odpověděli na váš dotaz, a konverzaci uchováváme 12 měsíců. Podrobnosti a vaše práva najdete v našich Zásadách ochrany osobních údajů.“

Z textu Zásady ochrany osobních údajů udělejte odkaz na úplný dokument. U pole pro odběr newsletteru uveďte, co a jak často budete posílat a že se lidé mohou kdykoli odhlásit.

Vyhněte se předem zaškrtnutým políčkům a nespojujte souhlas s marketingem s políčkem, které lidé musí zaškrtnout, aby mohli zprávu odeslat. Pokud o souhlas s marketingem žádáte, použijte samostatné, nezaškrtnuté políčko. Náš návod k informacím o ochraně osobních údajů u kontaktních formulářů obsahuje další příklady formulací a vysvětluje, který právní základ se obvykle uplatní.

Stránky pokladny a registrace shromažďují nejvíc údajů najednou, takže odkaz potřebují nejvíc.

• Pokladna: umístěte odkazy na zásady ochrany osobních údajů a obchodní podmínky do blízkosti tlačítka pro objednání. Platební stránky hostované poskytovatelem vám obvykle v nastavení umožní přidat odkazy na vlastní zásady a podmínky.
• Registrace účtu: umístěte odkaz na zásady ochrany osobních údajů vedle tlačítka pro vytvoření účtu a jakýkoli souhlas s marketingem (opt-in) držte odděleně od přijetí podmínek.
• Cookie lišty: odkažte na úplné zásady nebo na oddíl o cookies přímo z lišty a dejte lidem trvalou možnost později znovu otevřít nastavení cookies, často pomocí odkazu v patičce vedle zásad ochrany osobních údajů.

Pokud prodáváte online, plní vaše obchodní podmínky a zásady ochrany osobních údajů odlišné úkoly, proto odkazujte na oba dokumenty a neslučujte je. Naše srovnání zásad ochrany osobních údajů a obchodních podmínek vysvětluje rozdíl a článek Potřebujete cookie lištu? popisuje, kdy je vyžadován souhlas.

Mobilní aplikace a integrace s platformami mají vlastní požadavky na odkazy a posuzovatelé je kontrolují.

• Google Play: zásady User Data vyžadují odkaz na zásady ochrany osobních údajů v určeném poli v Play Console i přímo v aplikaci.
• Apple App Store: pravidlo App Review Guideline 5.1.1 vyžaduje odkaz na zásady ochrany osobních údajů v metadatech v App Store Connect i v aplikaci, a to snadno dostupným způsobem.
• Meta, Google OAuth a Chrome Web Store: vývojářské konzole a schvalovací procesy žádají veřejnou URL adresu zásad ochrany osobních údajů.
• Reklamní platformy: nástroje pro formuláře potenciálních zákazníků žádají URL adresu vašich zásad, aby si je lidé mohli přečíst před odesláním.

Všechny tyto případy potřebují stálou, veřejnou URL adresu, která se načte bez přihlášení. Pokud vaše aplikace nemá web, problém vyřeší hostovaná stránka se zásadami; náš návod, jak získat URL zásad ochrany osobních údajů, vysvětluje jednotlivé možnosti. Podrobnosti pro Android najdete v článku požadavky Google Play na zásady ochrany osobních údajů.

Přístupnost je součástí snadné dostupnosti. Odkaz, který někteří návštěvníci nevidí, nedosáhnou na něj nebo mu nerozumějí, selhává právě u lidí, pro které jsou zásady určeny.

• Popisný text: jako text odkazu použijte Zásady ochrany osobních údajů, ne samotnou ikonu ani frázi typu klikněte zde.
• Klávesnice a fokus: ujistěte se, že se na odkaz dá dostat klávesou Tab a že zobrazuje viditelný indikátor fokusu.
• Kontrast a velikost: text v patičce bývá často příliš bledý. Udržujte ho na pozadí dobře čitelný.
• Dotykové plochy: dejte odkazům na mobilu dostatek prostoru, aby se na ně dalo snadno klepnout.
• Čitelný dokument: samotná stránka se zásadami by měla používat skutečné nadpisy, krátké odstavce a seznamy, aby uživatelé čteček obrazovky mohli přeskakovat mezi oddíly.
• Jazyk: pokud je váš web dostupný ve více jazycích, odkazujte tam, kde to jde, na zásady v jazyce, který návštěvník používá.

Tyto kroky pomáhají i se standardem rozumného člověka v CalOPPA: odkaz, který je snadno vidět a snadno se používá, je odkaz, kterého si lidé všimnou.