Mohu zkopírovat cizí zásady ochrany osobních údajů?

Čtení cizích zásad je rozumný způsob, jak se učit. Cílem je převzít strukturu a nápady, nikdy věty. Praktický postup:

1. Přečtěte si troje nebo čtvery zásady firem podobných té vaší, včetně alespoň jedněch od firmy, která působí na vašem hlavním trhu
2. Všímejte si témat, která pokrývají, a jejich pořadí, ne formulací
3. Všimněte si, co dělá zásady čtivými, například shrnutí, tabulky a jasné pokyny k podávání žádostí
4. Zavřete tyto záložky a sestavte vlastní soupis údajů podle svého produktu, formulářů a poskytovatelů
5. Každý oddíl napište vlastními slovy podle tohoto soupisu
6. Porovnejte svou osnovu s kontrolním seznamem povinného obsahu, abyste odhalili mezery
7. Ověřte, že lišta se souhlasem, údaje v obchodech s aplikacemi a zásady říkají totéž

Pokud chcete stejnou strukturu s menší ruční prací, generátor zásad ochrany osobních údajů se vás na každé téma zeptá srozumitelným jazykem a sestaví znění z verzované knihovny klauzulí. Protože text je vybírán podle vašich odpovědí, a ne kopírován od třetí strany, popisuje váš produkt, nikoli produkt někoho jiného.

I kdyby autorské právo nehrálo roli, zkopírované zásady popisují podnikání jiné firmy. Představte si, co se obvykle pokazí, když malý e-shop zkopíruje zásady velké softwarové společnosti:

• Uvádí nesprávnou právnickou osobu, adresu a kontakt pro ochranu soukromí
• Vyjmenovává poskytovatele, které e-shop nepoužívá, a vynechává ty, které používá, například platební bránu a e-mailovou platformu
• Popisuje funkce, které e-shop nemá, jako jsou mobilní aplikace, hlasoví asistenti nebo firemní účty
• Slibuje postupy pro vyřizování žádostí, lhůty pro odpověď a nástroje pro odmítnutí, které e-shop nikdy nevytvořil
• Uvádí právní základy, předávání dat a doby uchovávání, které neodpovídají skutečnosti
• Pokrývá regiony, kde e-shop nepůsobí, a vynechává ty, kde působí

Každý takový nesoulad je nepravdivé tvrzení o tom, jak se nakládá s osobními údaji. Čtenáři nemohou uplatnit svá práva prostřednictvím kontaktů, které patří někomu jinému, a kdokoli, kdo váš produkt posuzuje, od recenzenta aplikací po firemního zákazníka, si rozdílu mezi zásadami a tím, co váš web skutečně dělá, všimne.

Obvykle ano. Zásady ochrany osobních údajů jsou psaný text a psaný text je zpravidla chráněn autorským právem jako původní autorské dílo. Podle amerického Úřadu pro autorská práva (U.S. Copyright Office) je dílo chráněno okamžikem, kdy je vytvořeno a zachyceno v hmatatelné podobě, a registrace je obecně dobrovolná. Chybějící označení copyrightu v patičce neznamená, že si text smíte vzít.

Autorské právo má hranice, které jsou zde důležité. Úřad pro autorská práva vysvětluje, že autorské právo nechrání fakta, myšlenky, systémy ani metody fungování a nechrání ani jména, názvy, slogany či krátká slovní spojení. To znamená, že témata, kterými se zásady ochrany osobních údajů zabývají, jako jsou kategorie údajů, účely, práva a uchovávání, smí zpracovat kdokoli. Chráněn může být projev konkrétního autora: konkrétní věty, volba struktury a vysvětlení, které napsal.

Pravidla se mezi zeměmi liší a většina zemí chrání díla automaticky bez registrace. Jde o obecné vysvětlení, nikoli o právní radu. Praktický závěr je jednoduchý: převzít myšlenky je v pořádku, kdežto zkopírovat cizí formulace beze zbytku je riziko, které podstupovat nemusíte.

Může, protože zásady ochrany osobních údajů se považují za soubor faktických slibů. Ve Spojených státech zakazuje oddíl 5 zákona o Federální obchodní komisi (FTC Act) nekalé nebo klamavé jednání či praktiky v obchodním styku nebo s vlivem na něj a FTC vedla mnoho řízení proti firmám, jejichž prohlášení o ochraně soukromí neodpovídala skutečným postupům. Většina států má vlastní zákony na ochranu spotřebitele, které se vztahují na podobné jednání.

Kalifornie přidává konkrétní pravidlo. CalOPPA vyžaduje, aby komerční weby a online služby, které shromažďují osobně identifikovatelné údaje obyvatel Kalifornie, zveřejnily zásady s vymezeným obsahem, a § 22576 považuje za porušení, pokud vlastní zveřejněné zásady nedodržujete, ať už vědomě a úmyslně, nebo z nedbalosti a podstatným způsobem. Zkopírované zásady, které slibují postupy, jež nedodržujete, představují přesně takové riziko.

Nezáleží na tom, že slova napsal někdo jiný. Jakmile je zveřejníte jako své zásady, stávají se vašimi tvrzeními o vašem podnikání a odpovídáte za to, že jsou pravdivá.

Pokud poskytujete služby lidem v Evropském hospodářském prostoru nebo ve Spojeném království, GDPR činí požadavek přesnosti ještě konkrétnějším. Článek 13 vyžaduje, abyste v okamžiku získání údajů poskytli svou totožnost a kontaktní údaje, kontaktní údaje případného pověřence pro ochranu osobních údajů, účely a právní základ zpracování, příjemce, případné předávání mimo region a jeho záruky, doby uchovávání nebo kritéria, dostupná práva a právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Zkopírované zásady většinu z toho nesplní hned první den. Uvádějí jiného správce, popisují jiný soubor účelů a vyjmenovávají zpracovatele jiné firmy. Čl. 5 odst. 1 písm. a) navíc vyžaduje, aby zpracování bylo zákonné, korektní a transparentní, a článek 12 žádá informace ve stručné, transparentní, srozumitelné a snadno přístupné podobě.

Porušení ustanovení o transparentnosti a právech v článcích 12 až 22 spadá do vyšší kategorie pokut podle GDPR. Problém ale vidíte i bez očekávání pokuty: oznámení, které popisuje zpracování někoho jiného, vaše uživatele jednoduše neinformuje, a právě to je jeho smyslem. Průvodce zásadami podle GDPR vypisuje všechny povinné náležitosti.

Mohou, a zkopírovaný text odmítnutí zpravděpodobňuje. Zásady Google Play pro uživatelská data (User Data policy) vyžadují zásady ochrany osobních údajů, které obsahují informace o vývojáři a kontakt pro otázky ochrany soukromí, uvádějí typy osobních a citlivých uživatelských dat, ke kterým aplikace přistupuje a které shromažďuje, používá a sdílí, a vysvětlují bezpečné nakládání s nimi a vývojářova pravidla uchovávání a mazání. Zásady s názvem a kontakty jiné firmy tomuto popisu neodpovídají.

Pravidlo Applu 5.1.1(i) obdobně vyžaduje, aby zásady uváděly, jaká data aplikace shromažďuje, jak je shromažďuje a všechna jejich použití, a aby vysvětlovaly uchovávání, mazání a způsob, jak mohou uživatelé odvolat souhlas nebo požádat o výmaz. Recenzenti obchodů navíc porovnávají zásady se štítky ochrany soukromí a odpověďmi ve formuláři Bezpečnost dat, které jste odeslali; nesoulad mezi nimi je častým důvodem doplňujících dotazů.

Další platformy uplatňují podobnou logiku. Ověření Google OAuth, záznamy v Internetovém obchodě Chrome i poskytovatelé plateb očekávají, že zásady popisují váš produkt. Kopírování ušetří minuty a může vás stát dny opakovaného odesílání ke schválení.

Šablony se od kopírování liší tím, že jsou nabízeny k opakovanému použití. Autor šablony počítá s tím, že ji upravíte, a její podmínky vám říkají, co smíte dělat. Než jakoukoli šablonu použijete, zkontrolujte tři věci:

• Licenci: některé šablony lze volně používat a upravovat, některé vyžadují uvedení autora a některé zakazují komerční použití nebo další šíření
• Datum: šablona napsaná před nedávnými změnami zákonů může postrádat povinné náležitosti
• Vhodnost: šablona vytvořená pro blog nepokryje aplikaci s nákupy v aplikaci a reklamními SDK

Některé organizace zveřejňují své zásady pod otevřenými licencemi, jako je Creative Commons. Pokud zásady takovou licenci nesou, smíte je znovu použít za uvedených podmínek, které mohou zahrnovat uvedení autora a sdílení upravené verze pod stejnou licencí. Svolení řeší otázku autorských práv, ale ne přesnosti: každý fakt musíte stále přepsat.

Lepší cestou je šablona, která se přizpůsobí vašim odpovědím, místo té, kterou upravujete ručně. Stránka šablona zásad ochrany osobních údajů vysvětluje, jak se struktura může měnit podle služby, kterou popíšete.

Máte tři realistické cesty a každá začíná stejně: poctivým soupisem toho, co shromažďujete a proč.

• Napište je sami: zdarma a zcela pod vaší kontrolou, pokud postupujete metodicky. Návod krok za krokem jak napsat zásady ochrany osobních údajů obsahuje kontrolní seznam, který můžete při psaní používat.
• Použijte generátor: rychlejší a konzistentnější, pokud se ptá na vaše skutečné postupy. Dotazník a úplný náhled Legal Policy Generator jsou zdarma bez účtu a jednoduché stažení v HTML a PDF je také zdarma.
• Najměte si právníka: správná volba, když zpracováváte citlivé údaje, poskytujete služby dětem, prodáváte či sdílíte data pro reklamu nebo máte náročné firemní zákazníky.

Ať zvolíte kteroukoli cestu, náklady bývají nižší, než lidé čekají; možnosti porovnává článek kolik stojí zásady ochrany osobních údajů. Každá z nich je bezpečnější než kopírování, protože vytvoří dokument, který popisuje vaše podnikání, a ne podnikání někoho jiného.