联系表单隐私政策：GDPR 基础与告知措辞

提交按钮旁的简短告知，正是 GDPR 分层方式的实际应用：在收集点提供要点，详细内容只需点击一下即可查看。请控制在一两句话以内。

三个可以调整使用的简短示例：

• 一般咨询：“我们仅使用您的姓名、电子邮件和留言来回复您，并将对话保存 12 个月。详情及您的权利请阅读我们的隐私政策。”
• 询价：“我们使用这些信息为您准备报价并进行跟进。如果您成为客户，我们会将其作为您账户的一部分保存。请参阅我们的隐私政策。”
• 附带新闻通讯选项：“我们使用您的信息回复您。如果您还想订阅我们的月度新闻通讯，请勾选此框；您可以随时退订。”

把“隐私政策”设为指向完整文档的有效链接。让告知保持可见，不要藏在工具提示里，并确保它与实际情况一致。如果留言会转发到 CRM 或保存两年，就照实写明。关于更全面的放置规则，请阅读隐私政策链接应放在哪里。

个人数据是指与可识别个人相关的任何信息。联系表单的设计本身就是为了收集这类信息：姓名、电子邮件地址，有时还有电话号码或公司，以及一段几乎可以包含任何内容的自由文本留言。在后台，表单工具或服务器还可能记录发送者的 IP 地址、浏览器信息和提交时间。

这带来三个后果：

1. 您需要告诉用户他们的数据会被如何处理。根据 GDPR 第 13 条，这些信息必须在收集时提供。
2. 链条中的每一个服务商都算数。表单插件或服务、您的邮件服务商、CRM 以及任何垃圾内容过滤器都会处理这条留言。
3. 美国法律也可能适用。CalOPPA 涵盖从加州居民处收集姓名和电子邮件地址等个人身份信息的商业网站。

如果您还在犹豫网站到底需不需要隐私政策，对于几乎所有带表单的网站，答案都是需要。我们的指南我需要隐私政策吗？更详细地解释了法律上的触发条件。

GDPR 第 5 条规定的数据最小化原则要求，个人数据必须充分、相关，并限于实现目的所必需的范围。联系表单的目的是回复对方，所以请问问自己，为此真正需要什么。

实用的字段检查清单：

• 电子邮件地址：必填，因为回复需要用到它。
• 姓名：通常有用，但可以考虑设为选填或合并为一个字段。
• 留言：必填，并提示用户不要填写敏感信息。
• 电话号码：选填，除非您确实会回电。
• 公司、预算或项目类型：仅当您用它们来分配或答复咨询时才收集。
• 出生日期、证件号码、健康信息：在一般联系表单上几乎从来都不合适。

每删掉一个字段，就少一个需要保护、保存或解释的字段。如果您提供的是专业服务，例如诊所或律师事务所，请加一句话提醒用户不要通过表单发送敏感信息，并为此提供更安全的渠道。

许多网站习惯性地在每个表单上都加一个同意复选框。英国监管机构的指引表明，这往往是用错了工具。第 6 条中的另外两种法律依据通常更合适：

• 合同，第 6(1)(b) 条：ICO 解释说，这一依据涵盖应当事人要求在订立合同前采取特定步骤所必需的处理。询价或咨询购买您的服务就是典型例子。
• 正当利益，第 6(1)(f) 条：对于一般咨询、反馈或媒体提问，回复是人们预期之中的正当利益。ICO 描述了一个三部分测试：正当目的、必要性，以及与当事人利益之间的平衡。

ICO 的同意指引提醒，如果您无论如何都会处理这些数据，征求同意就具有误导性，因为用户并没有真正的选择。向您提问的人显然期待得到回复。

营销则不同。回复咨询并不意味着可以把对方加入新闻通讯。如果电子隐私规则要求营销信息事先取得同意，那么同意通常也是这类营销的正确法律依据。

仅为回复留言，通常不需要。一个强制勾选的“我同意隐私政策”复选框反而会混淆视听：它暗示同意是您的法律依据，而实际上并不是；况且隐私政策是一份告知信息，而不是需要用户同意的合同。

复选框确实合理的场景：

• 新闻通讯或营销订阅：使用单独且未勾选的复选框，并且不要把它作为发送留言的前提条件。
• 可选的额外事项：例如允许发布用户评价，或与合作伙伴共享咨询内容。
• 特殊类别数据：如果您确实需要敏感信息，明确同意可能是您所依据的条件之一。

请记住，在 GDPR 下，预先勾选的复选框并不能构成有效的同意。如果您希望用户知悉隐私告知，在提交按钮旁边放一句附有链接的简单说明即可，无需假装在征求同意。如果对某个具体表单拿不准，GDPR 隐私政策生成器页面说明了法律依据如何体现在生成的政策中。

细节都应写在完整的政策中。添加一个章节，或在数据表中添加一行，涵盖以下内容：

1. 收集什么：表单上的字段，以及任何自动收集的信息，例如 IP 地址和提交时间。
2. 为什么收集：用于回复咨询，以及准备报价等后续目的。
3. 法律依据：通常是合同前步骤或正当利益，仅对可选的营销使用同意。
4. 谁会收到：表单服务商、邮件托管商、CRM、客服系统和反垃圾服务。
5. 跨境传输：上述服务商是否在英国或欧盟以外处理数据，以及所采用的保障措施。
6. 保存期限：留言保存多久。
7. 权利：访问、更正、删除和反对的权利，以及如何提出请求。

如果您还运营新闻通讯、聊天插件或预约表单，请为每一项单独写一个简短条目，而不要全部归到“联系”名下。ICO 关于应提供哪些隐私信息的指引，是核对必需事项的好工具。

GDPR 的存储限制原则规定，个人数据的保存时间不应超过实现目的所必需的期限。没有任何法律为联系表单留言规定一个统一的数字，所以您需要设定一个能说明理由的期限，并严格执行。

常见做法：

• 没有下文的一般咨询：在固定期限后删除，例如最后一次回复后 6 到 12 个月，足以应对后续问题。
• 转化为客户的咨询：将其作为客户记录的一部分，在客户关系存续期间以及法定记录保存义务所要求的期限内保存。
• 垃圾信息和辱骂性留言：及时删除，除非出于安全需要而保留。
• 存储在网站数据库中的表单记录：许多表单插件除了发送邮件外，还会保存每一次提交的副本。请设置插件自动删除记录，或定期清理。

把期限写进隐私政策，并设置提醒或自动删除，让政策始终与事实相符。别忘了备份和邮件归档，它们保存副本的时间往往比收件箱更长。

需要。反垃圾工具会处理使用您表单的用户的数据，因此应写进隐私政策。

reCAPTCHA：Google 的 reCAPTCHA 常见问题解答指出，自 2026 年 4 月 2 日起，客户是所处理数据的唯一数据控制者；reCAPTCHA 标志中对 Google 隐私权政策和条款的引用已被移除；客户应复查自己面向最终用户的隐私披露，确保其涵盖安全、防欺诈和防滥用这一目的。该常见问题解答仍允许隐藏标志，前提是您明确告知用户该网站受 reCAPTCHA 保护。它还指出，reCAPTCHA 会为其风险分析设置一个必要 Cookie。

其他服务：hCaptcha、Cloudflare Turnstile 和反垃圾插件都会处理表单数据或设备信号。请写明您使用的服务并描述其用途。

蜜罐字段和频率限制是更轻量的替代方案，在您自己的服务器上运行，不涉及第三方，但对付顽固的机器人可能效果较差。无论选择哪种方式，都请用通俗的语言描述：检查什么、由谁检查以及为什么。

联系表单很少只涉及一个工具。典型的设置会把多个服务商串联起来，每一个都应写进您的政策。

• 表单插件或表单服务：存储提交内容，有时存储在其自己的服务器上。
• 邮件投递：通过您的托管商或事务性邮件服务把通知发送到您的收件箱。
• 收件箱和 CRM：留言长期存放的地方，例如共享邮箱、客服系统或销售 CRM。
• 自动化：把记录复制到电子表格或聊天频道的工具。

当服务商代表您处理数据时，GDPR 第 28 条要求签订包含处理者条款的合同，通常是服务商的数据处理附录。在政策中按名称或类别列出这些服务商，并在更换工具时及时更新清单。

Legal Policy Generator 的问卷允许您选择 Mailchimp、HubSpot、Zendesk、Intercom、SendGrid、reCAPTCHA 和 hCaptcha 等第三方服务，并根据您的回答选取相应的条款。问卷、预览和简易 HTML 下载均免费。我们关于为网站制作隐私政策的指南介绍了文档的其余部分。