Jak napisać regulamin strony internetowej lub aplikacji

Regulaminy najczęściej zawodzą, bo opisują inną działalność. Zanim napiszesz choćby słowo, odpowiedz na te pytania w prostych notatkach:

• Operator: jaka jest dokładna nazwa prawna twojego podmiotu, adres i kontaktowy adres e-mail?
• Użytkownicy: konsumenci, firmy czy jedni i drudzy? Czy obowiązuje minimalny wiek?
• Konta: czy użytkownicy się rejestrują, jak się logują i czy mogą usunąć konto?
• Treści: czy użytkownicy mogą publikować, przesyłać lub udostępniać treści? Czy są one publiczne? Czy je moderujesz?
• Pieniądze: jednorazowe zakupy, subskrypcje, bezpłatne okresy próbne czy zakupy w aplikacji? Kto obsługuje płatności?
• Regiony: czy obsługujesz UE, Wielką Brytanię, stany USA, Kanadę, Australię, Brazylię lub Nową Zelandię?
• Podmioty trzecie: z jakimi zewnętrznymi usługami użytkownicy stykają się przez twój produkt?

Każda odpowiedź włącza lub wyłącza określone postanowienia. Strona wizytówka bez kont potrzebuje krótkiego regulaminu. Aplikacja subskrypcyjna z przesyłaniem plików przez użytkowników potrzebuje większości poniższej listy kontrolnej. Pisanie o funkcjach, których nie masz, zwiększa ryzyko, bo nieprawdziwy regulamin dezorientuje użytkowników i może wprowadzać konsumentów w błąd.

Jeśli wolisz przejść przez te pytania interaktywnie, generator regulaminu strony internetowej zadaje je po kolei i pokazuje bezpłatny podgląd.

Większość regulaminów online ma podobny układ. Użyj tej listy kontrolnej i pomiń to, co cię nie dotyczy:

1. Wprowadzenie i akceptacja: kim jesteś, czego dotyczy regulamin i jak dochodzi do jego akceptacji.
2. Uprawnienie do korzystania: ograniczenia wiekowe i to, czy użytkownicy biznesowi działają w imieniu swojej firmy.
3. Konta: rejestracja, prawdziwe dane, bezpieczeństwo danych logowania i zamknięcie konta.
4. Usługa: co zapewniasz, zmiany funkcji i dostępność.
5. Dozwolone użytkowanie: zakazane zachowania, nadużycia bezpieczeństwa, scraping i treści niezgodne z prawem.
6. Własność intelektualna: co należy do ciebie i jaką ograniczoną licencję otrzymują użytkownicy.
7. Treści użytkowników: własność, licencja potrzebna ci do ich hostowania, moderacja i zgłoszenia.
8. Płatności i subskrypcje: ceny, podatki, rozliczenia, odnowienie, anulowanie i zwroty.
9. Usługi zewnętrzne: linki, integracje i operatorzy płatności.
10. Zawieszenie i rozwiązanie: kiedy i jak każda ze stron może zakończyć relację.
11. Wyłączenia i odpowiedzialność: ograniczenia respektujące bezwzględnie obowiązujące przepisy.
12. Spory: prawo właściwe, sądy lub arbitraż oraz reklamacje.
13. Zmiany: okresy wypowiedzenia i daty wejścia w życie.
14. Kontakt: jak się z tobą skontaktować.

Podlinkuj politykę prywatności we wprowadzeniu, zamiast wplatać informacje o prywatności w umowę. Nasze porównanie polityka prywatności a regulamin wyjaśnia, dlaczego te dokumenty powinny pozostać osobne.

Te postanowienia wykonują codzienną pracę przy prowadzeniu usługi, więc formułuj je konkretnie.

Konta: określ, kto może się zarejestrować, że użytkownicy muszą chronić swoje dane logowania, co dzieje się z kontem w razie naruszenia regulaminu i jak użytkownicy mogą je zamknąć. Opisz usuwanie spójnie z polityką prywatności.

Dozwolone użytkowanie: wymień zachowania, na które będziesz reagować, takie jak złośliwe oprogramowanie, nieuprawniony dostęp, spam, nękanie, naruszenia praw i treści niezgodne z prawem. Konkretne przykłady są lepsze niż ogólnikowe słowa w rodzaju „niestosowne”.

Treści użytkowników: pozwól użytkownikom zachować własność i bierz tylko taką licencję, jakiej potrzebujesz, na przykład do hostowania, wyświetlania i przesyłania treści w celu prowadzenia usługi. Szeroka, wieczysta licencja na komercyjne wykorzystanie wszystkiego, co przesyłają użytkownicy, budzi nieufność i może zostać zakwestionowana jako nieuczciwa wobec konsumentów.

Moderacja: jeśli usuwasz treści lub zawieszasz konta, napisz, w jaki sposób. W przypadku usług oferowanych w UE akt o usługach cyfrowych wymaga, aby dostawcy usług pośrednich opisywali w swoich warunkach ograniczenia dotyczące treści, zasady i procedury moderacji, ewentualne algorytmiczne podejmowanie decyzji i weryfikację przez człowieka oraz wewnętrzny system rozpatrywania skarg, jasnym i jednoznacznym językiem.

Zgłoszenia naruszeń praw autorskich: amerykańskie usługi hostujące treści użytkowników zwykle publikują procedurę zgłoszeń DMCA i zasady wobec osób wielokrotnie naruszających prawa, jeśli chcą korzystać z ustawowej bezpiecznej przystani.

Postanowienia finansowe przyciągają najwięcej skarg, obciążeń zwrotnych i uwagi regulatorów, więc pisz je na podstawie rzeczywistego procesu zakupu, a nie z pamięci.

• Cena i podatki: gdzie pokazywana jest cena, czy obejmuje podatki i w jakiej walucie.
• Kanał rozliczeń: Stripe, Apple, Google Play lub inny operator płatności. Zakupy w sklepach z aplikacjami podlegają procesom rozliczeń i zwrotów danego sklepu.
• Odnowienie: okres rozliczeniowy, data odnowienia i sposób ogłaszania zmian cen.
• Anulowanie: jak anulować, kiedy anulowanie zaczyna obowiązywać i jaki dostęp pozostaje później.
• Zwroty: twoje własne zasady oraz wszelkie ustawowe prawa, których nie możesz wyłączyć.

Kilka przepisów kształtuje te postanowienia. W USA ustawa Restore Online Shoppers' Confidence Act wymaga jasnego ujawnienia istotnych warunków przed zebraniem danych rozliczeniowych, wyraźnej świadomej zgody przed obciążeniem i prostego sposobu na zatrzymanie opłat cyklicznych. Kalifornijskie prawo o automatycznym odnawianiu dodaje szczegółowe obowiązki dotyczące informowania, zgody, potwierdzenia i anulowania. W UE i Wielkiej Brytanii konsumenci co do zasady mają 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość, ze szczególnymi zasadami dla treści i usług cyfrowych, których świadczenie zaczyna się natychmiast.

W przypadku produktów subskrypcyjnych generator regulaminu SaaS aktywuje sformułowania dotyczące odnowienia i anulowania na podstawie twoich odpowiedzi.

To krok, który pomija większość samodzielnie pisanych regulaminów. W umowach konsumenckich nie możesz po prostu napisać tego, co najlepiej cię chroni.

W UE dyrektywa 93/13/EWG w sprawie nieuczciwych warunków w umowach konsumenckich uznaje standardowe postanowienie za nieuczciwe, jeśli wbrew wymogom dobrej wiary powoduje znaczącą nierównowagę praw stron ze szkodą dla konsumenta. Nieuczciwe postanowienia nie wiążą konsumenta, warunki pisemne muszą być sformułowane prostym i zrozumiałym językiem, a wątpliwości co do znaczenia rozstrzyga się na korzyść konsumenta.

W Wielkiej Brytanii część 2 Consumer Rights Act 2015 stosuje podobny test uczciwości, wymaga przejrzystości warunków pisemnych, interpretuje niejasności na korzyść konsumenta i blokuje każde postanowienie wyłączające odpowiedzialność za śmierć lub uszkodzenie ciała spowodowane zaniedbaniem. Jej Schedule 2 zawiera przykłady postanowień, które mogą być nieuczciwe.

Sygnały ostrzegawcze, które należy usunąć lub przeredagować:

• dowolne zmienianie cen lub usługi bez uprzedzenia lub prawa do anulowania
• odmowa wszelkich zwrotów niezależnie od praw ustawowych
• wyłączenie wszelkiej odpowiedzialności, w tym za własne zaniedbanie
• wiązanie użytkowników zmianami, których nigdy nie mogli zobaczyć

Australia, Brazylia, Kanada i Nowa Zelandia również mają własne zasady ochrony konsumentów, więc każde ograniczenie opatrz zastrzeżeniem „w zakresie dozwolonym przez prawo” i formułuj je tak, aby mieściło się w tej granicy.

Postanowienia o odpowiedzialności i sporach chronią cię tylko wtedy, gdy wytrzymają weryfikację. Kilka zasad:

• Wyłącz to, czego nie możesz wyłączyć. Śmierć lub uszkodzenie ciała spowodowane zaniedbaniem, oszustwo i bezwzględnie obowiązujące gwarancje konsumenckie powinny znajdować się poza limitem odpowiedzialności.
• Utrzymuj limity proporcjonalne. Powiązanie limitu z opłatami uiszczonymi w ostatnim okresie to typowy wzorzec dla usług płatnych.
• Nie opisuj gwarancji w sposób wprowadzający w błąd. Sformułowanie „w stanie, w jakim jest” może pasować do użytkowników biznesowych, ale nie może wyłączyć ustawowych praw konsumentów tam, gdzie mają zastosowanie.
• Respektuj zasady właściwości sądów dla konsumentów. Zgodnie z przepisami UE konsumenci co do zasady mogą pozywać przed sądami miejsca zamieszkania i zachowują bezwzględnie obowiązującą ochronę swojego kraju, nawet jeśli twój regulamin wybiera inne prawo.
• Traktuj arbitraż jako wybór specyficzny dla USA. Amerykańskie regulaminy często zawierają klauzule arbitrażowe i zrzeczenia się pozwów zbiorowych, które wymagają jasnej informacji i często przewidują okno na rezygnację. Nie narzucaj ich konsumentom z UE ani Wielkiej Brytanii tak, jakby obowiązywały tam te same zasady.

Dbaj o czytelność sformułowań. Sądy i regulatorzy przyglądają się uważniej drobnemu drukowi, który wydaje się zaprojektowany tak, by go nie czytać, a jasne postanowienie łatwiej obronić niż sprytne.

Nawet dobrze napisany regulamin zawodzi, jeśli nikt go nie zaakceptował. Pokazuje to amerykańskie orzecznictwo. W sprawie Nguyen v. Barnes & Noble (9th Cir. 2014) regulamin podlinkowany tylko na dole strony nie wiązał klienta, który nie miał o nim wiedzy. W sprawie Berman v. Freedom Financial Network (9th Cir. 2022) sąd wymagał rozsądnie widocznej informacji i działania, takiego jak kliknięcie przycisku lub zaznaczenie pola, które jednoznacznie wskazuje na akceptację.

Solidny proces akceptacji wygląda tak:

1. Umieść link do regulaminu bezpośrednio obok działania, które tworzy umowę: rejestracji, kasy lub subskrypcji.
2. Używaj wyraźnych sformułowań, takich jak „Klikając Utwórz konto, akceptujesz Regulamin”. Niezaznaczone pole wyboru jest jeszcze jaśniejsze.
3. Zadbaj o widoczność linku: czytelny rozmiar, kontrastowy kolor, wyraźnie rozpoznawalny jako link.
4. Rejestruj użytkownika, znacznik czasu i zaakceptowaną wersję regulaminu.
5. Pozwól użytkownikom przechowywać i odtwarzać regulamin. Unijna dyrektywa o handlu elektronicznym wymaga tego w przypadku warunków umów oferowanych online.

Aplikacje dokładają zasady umiejscowienia specyficzne dla sklepów, które omawia nasz poradnik o regulaminie dla aplikacji.

Regulamin zmienia się razem z produktem: nowy plan cenowy, funkcja marketplace, nowy kraj. Wprowadzaj zmiany w przemyślany sposób.

• Umieść datę wejścia w życie na górze i przechowuj poprzednie wersje w archiwum lub udostępniaj je publicznie.
• Informuj z wyprzedzeniem, zanim istotne zmiany wejdą w życie, na przykład e-mailem lub komunikatem w aplikacji, i streść, co się zmieniło.
• Proś o ponowną akceptację, gdy zmiana znacząco wpływa na użytkowników, na przykład przy nowych opłatach lub nowej procedurze rozstrzygania sporów.
• Unikaj klauzul jednostronnej zmiany, które pozwalają ci zmienić cokolwiek w dowolnym momencie bez uprzedzenia; unijna dyrektywa o nieuczciwych warunkach wymienia jednostronną zmianę bez ważnego powodu jako przykład potencjalnie nieuczciwego postanowienia.
• Śledź, którą wersję zaakceptował każdy użytkownik, aby w razie sporu móc wskazać obowiązujący regulamin.

Jeśli generujesz regulamin, generuj go ponownie na podstawie zaktualizowanych odpowiedzi, zamiast ręcznie edytować nieaktualną kopię. Dzięki temu powiązane postanowienia pozostają spójne: nowy poziom subskrypcji powinien zaktualizować razem sekcje o płatnościach, anulowaniu i zwrotach, a nie tylko jeden akapit.

Masz trzy realne drogi:

• Pisanie od zera: maksymalna kontrola, ale powolne, a łatwo pominąć obowiązkowe sformułowania konsumenckie.
• Skopiowanie regulaminu innej firmy: szybkie, ale ten tekst jest prawdopodobnie chroniony prawem autorskim i opisuje jej działalność, jej podmiot i jej ryzyka. Zobacz czy mogę skopiować politykę prywatności, aby dowiedzieć się, dlaczego te same problemy dotyczą regulaminu.
• Użycie generatora lub szablonu: najszybsze, pod warunkiem że narzędzie dostosowuje się do twoich faktów, zamiast zostawiać puste miejsca.

Legal Policy Generator idzie trzecią drogą, z deterministycznymi, wersjonowanymi klauzulami dobieranymi na podstawie twoich odpowiedzi. Jego regulamin obejmuje konta, dozwolone użytkowanie, treści użytkowników, moderację, subskrypcje i automatyczne odnowienie, zwroty, regionalne prawa konsumentów, unijny akt o usługach cyfrowych, zgłoszenia DMCA w USA, arbitraż w USA, odpowiedzialność i spory. Kwestionariusz, pełny podgląd oraz prosty plik HTML i PDF do pobrania są bezpłatne i nie wymagają konta. Zaawansowane moduły regionalne lub opcjonalne kosztują 5 USD.

Niezależnie od wybranej drogi regulamin wygenerowany lub oparty na szablonie nie jest poradą prawną. W przypadku umów o dużej wartości, produktów regulowanych lub nietypowych ryzyk poproś prawnika o przegląd wyniku.